鑑定書出力のWebシステムを開発｜業務効率化の事例

中尾明文堂印判店様よりご依頼をいただき、鑑定書を出力するWebシステムを開発・納品させていただきました。

これまで中尾明文堂印判店様では、ExcelとIllustratorを使用して鑑定書の原稿を作成されていました。

Excelにまとめられた多くの情報の中から必要な内容を探し、鑑定情報を組み立てたうえで、Illustratorに入力・レイアウトを整えて印刷用データを作成するという流れでした。

毎回複数のソフトを使用する必要があり、鑑定書を作成するまでに手間と時間がかかることから、今回Webシステム化をご依頼いただきました。

ブラウザ上で必要な情報を選ぶだけで鑑定書を作成

今回開発したシステムでは、ブラウザ上の管理画面から必要な情報を入力・選択することで、そのままプリントできる鑑定書データを出力できるようにしました。

これまでのように、

「Excelから必要な情報を探す」
「鑑定内容を組み立てる」
「Illustratorへ入力する」
「レイアウトを整える」

といった作業を個別に行う必要がありません。

必要な情報を順番に選択し、最低限の内容を入力するだけで、鑑定書を作成・印刷できる仕組みになっています。

既存の管理画面に新しい機能を追加

中尾明文堂印判店様には以前、ヤマト運輸のB2クラウドに対応したCSV変換システムも開発させていただきました。

今回は新しく別のシステムを作るのではなく、既存の管理画面に鑑定書出力機能を追加しています。

そのため、

・B2クラウド用CSVの作成
・鑑定書の作成、出力

といった複数の業務を、ひとつの管理画面から行えるようになりました。

使用するシステムや管理画面を増やさないことで、操作方法を覚える負担や、管理しなければならない情報も減らすことができます。

また、フォントの取込や選択も行えるようになっており、デザインの微調整も可能です。情報量が多い場合でも、フォントサイズなどを調節し、鑑定書の枠内に情報が収まるようになっています。

毎日の事務作業をWebシステムで効率化

今回のシステム導入によって、これまでExcelとIllustratorを行き来しながら行っていた作業を、ひとつのWebシステム内で完結できるようになりました。

Webシステムというと、大規模な業務システムをイメージされるかもしれません。

しかし実際には、

「毎日同じ内容をExcelへ入力している」

「複数のExcelファイルから情報を探している」

「Excelの内容を別のソフトへ転記している」

「受注データを配送会社用のデータへ変換している」

「決まった書式の書類を毎回手作業で作成している」

といった、日々のちょっとした事務作業こそ、Webシステム化による効果を実感しやすい部分です。

ひとつひとつは数分程度の作業でも、毎日、毎月繰り返していれば大きな時間になります。

システムによって作業を自動化・簡略化することで、業務時間の短縮や入力ミスの削減、人件費の圧縮にもつなげることができます。

今回、中尾明文堂印判店様からは、さらに次のシステム開発についてもご相談をいただいております。

引き続き、実際の業務に合わせながら、使いやすい仕組みを作っていきたいと思います。

Excelで管理している業務、Webシステム化しませんか？

オクヤマデザインでは、ホームページやECサイトの制作だけでなく、企業や店舗の業務に合わせたWebシステムの開発にも対応しています。

特に、

・ECサイトの受注後の事務作業
・Excelで管理している情報
・毎日繰り返している入力作業
・CSVデータの作成や変換
・帳票や書類の作成
・複数のソフトを使った転記作業

などは、Webシステム化することで大幅に業務を簡略化できる可能性があります。

「毎日同じ作業に時間を取られている」

「Excelでの管理が複雑になってきた」

「人が増えるたびに業務を教えるのが大変」

そんなお悩みがありましたら、一度オクヤマデザインにご相談ください。

現在の業務内容を確認し、どの部分をシステム化すれば負担を減らせるのかというところから一緒に考えます。

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