FAX・電話注文をWeb化する方法｜受注業務を効率化するWebシステム

「注文は今でもFAXが中心」
「取引先から電話で注文を受けて、担当者がパソコンに入力している」
「FAXで届いた注文書を見ながら、販売管理ソフトへ転記している」

企業間取引（BtoB）では、現在でもFAXや電話による注文を続けている会社は少なくありません。

FAXや電話は、長年取引しているお客様にとって使い慣れた方法です。そのため、FAXや電話そのものが悪いわけではありません。

ただし、

• 注文内容を別のシステムへ入力している
• 手書きの注文書を確認している
• 電話を受けながら注文内容をメモしている
• 在庫や納期をその都度確認している
• 過去の注文をファイルから探している
• 担当者しか分からない処理がある

といった業務が増えているのであれば、注文受付のWeb化を検討するタイミングかもしれません。

オクヤマデザインでは、ホームページやECサイトを制作するだけでなく、こうした既存業務を整理し、Webを使って効率化するためのご相談にも対応しています。

この記事では、FAX・電話で受けている注文をWeb化する方法について、制作会社の視点から解説します。

FAX・電話注文のWeb化とは？

FAX・電話注文のWeb化というと、

「ネットショップを作って、すべてのお客様にネットから注文してもらう」

という方法を想像されるかもしれません。

もちろん、それも一つの方法です。

しかし、すべての会社に一般的なネットショップが適しているとは限りません。

特に企業間取引では、

「取引先によって販売価格が違う」
「一般には販売していない商品がある」
「掛け払いで取引している」
「いつも同じ商品を繰り返し注文する」
「ケース単位・ロット単位で注文する」

など、会社独自の取引方法があるからです。

その場合は一般向けのECサイトではなく、既存の受注方法に合わせたWeb注文システムを作る方法があります。

たとえば、取引先ごとにIDとパスワードを発行し、専用ページへログインしてもらいます。

そこで商品と数量を選び、注文ボタンを押せば発注完了。

注文内容は自動的に保存され、管理側でも確認できる。

こうした仕組みにすることで、FAXや電話で行っていた注文業務の一部をWebへ移すことができます。

FAX・電話注文で起こりやすい問題

FAXや電話による受注はシンプルですが、注文数が増えるほど人の作業も増えていきます。

注文内容を転記する必要がある

FAXで注文書が届いたあと、

FAX
↓
Excel
↓
販売管理ソフト

といったように、同じ情報を別の場所へ入力しているケースがあります。

電話注文でも、

電話で聞く
↓
紙にメモする
↓
パソコンへ入力する

という作業が発生します。

注文が少ないうちはそれほど問題になりませんが、毎日何十件と注文が入るようになると、入力作業だけでも大きな負担になります。

Web注文であれば、お客様が入力した情報をそのままデータとして利用できるため、「注文を受けてから入力する」という作業を減らせます。

聞き間違いや入力ミスが発生する

電話では、

「商品番号を聞き間違えた」

「数量を10個と100個で間違えた」

といったミスが起こる可能性があります。

FAXでも、文字が読みづらかったり、記入漏れがあったりすることがあります。

Web注文では商品を画面から選択してもらえるため、こうした確認作業を減らすことができます。

注文履歴を探すのに時間がかかる

お客様から、

「先月注文した商品と同じものをお願いします」

と言われて、過去のFAXや伝票を探した経験はないでしょうか。

注文履歴をWeb上に保存しておけば、

「いつ」
「誰が」
「何を」
「何個」

注文したのか検索できます。

取引先側から過去の注文履歴を確認できる仕組みにすることも可能です。

FAX・電話注文をWeb化する方法

Web化といっても、方法は一つではありません。

会社の取引方法や注文内容によって、適した仕組みは変わります。

1．注文フォームを作る

比較的シンプルなのが、Web上に注文フォームを用意する方法です。

商品名や商品番号、数量などを入力して送信してもらいます。

一般的なネットショップほど大掛かりな仕組みが必要ないため、

「まずFAXを減らしたい」

という場合にも導入しやすい方法です。

2．取引先専用の注文ページを作る

企業間取引の場合は、取引先だけが利用できる注文ページを作る方法があります。

ID・パスワードでログインすると、

• 取扱商品
• 取引価格
• 在庫
• 注文履歴
• 納期
• お知らせ

などを確認できる仕組みです。

取引先ごとに商品や価格を変更することもできます。

3．BtoB向けECサイトを作る

商品数が多い場合や、新規取引先からの注文にも対応したい場合は、BtoB向けのECサイトを構築する方法もあります。

商品検索、カート、注文履歴、再注文など、通常のECサイトに近い使い方ができます。

ただし、一般向けECとは必要な機能が異なることが多いため、現在の取引方法を確認したうえで設計することが大切です。

4．自社専用の受注システムを作る

既製のECシステムでは対応しにくい業務の場合は、自社専用のWebシステムを構築する方法もあります。

たとえば、

「取引先によって商品価格が違う」

「特殊な単位で発注する」

「注文後に担当者が内容を確認して金額を確定する」

「見積→承認→発注という流れがある」

などです。

既存の業務にシステムを無理に合わせるのではなく、業務に合わせてシステムを作るという考え方です。

Web化すると、受注業務はどう変わる？

たとえば現在、

取引先 → FAX送信 → FAX確認 → 注文内容入力 → 在庫確認 → 受注処理

という流れになっているとします。

Web化すると、

取引先 → Webで注文 → 注文データ保存 → 受注処理

という流れに変更できる可能性があります。

さらにシステムを連携させれば、

注文 → 在庫更新 → 出荷指示 → 売上データ作成

まで一連の流れとして処理することもできます。

Web化の目的は、FAXをなくすことではありません。

注文を受けてから社内で行っている作業を、どこまで減らせるか。

ここが重要だと私たちは考えています。

「いつもの商品」を簡単に再注文できる仕組みも便利です

BtoBの注文では、毎回違う商品を購入するとは限りません。

「毎月同じ商品を注文する」

「なくなったら同じものを補充する」

という取引も多くあります。

その場合、毎回商品を検索してカートへ入れる仕組みより、

過去の注文履歴からそのまま再注文できる仕組み

のほうが使いやすい場合があります。

また、

「お気に入り商品」

「いつもの注文」

「前回と同じ内容で注文」

などの機能を用意することも考えられます。

システムを作るときは機能の多さだけではなく、実際に注文する人が迷わず使えるかも大切です。

最初からFAX・電話を廃止する必要はありません

FAX・電話注文をWeb化するときに注意したいのが、

「来月からFAX注文を廃止します」

と、いきなりすべてを切り替えてしまうことです。

長年FAXを利用している取引先の場合、急に注文方法が変わると負担になる可能性があります。

そのため、

FAX・電話・Webをしばらく併用する

という方法もあります。

まずWeb注文を希望する取引先から利用してもらい、使い方や問題点を確認しながら徐々に移行していく方法です。

また、すべてのお客様をWebへ移行させなくても、

「注文件数の多い取引先だけWeb化する」

だけで、社内業務が大きく変わる場合もあります。

Web化すること自体を目的にするのではなく、会社とお客様の双方にとって負担の少ない方法を考えることが大切です。

Web化する前に、現在の注文業務を整理しましょう

私たちがWebシステムを考えるときに大切にしているのが、いきなりシステムを作らないことです。

まず、

「注文はどのように入ってくるのか」

「注文を受けたあと誰が確認しているのか」

「どこへ入力しているのか」

「在庫はどこで管理しているのか」

「納品書や請求書はどう作っているのか」

「取引先ごとに違うルールはあるのか」

など、現在の業務を整理します。

すると、

「ここは自動化できそう」

「ここは人が確認したほうがいい」

「この作業はそもそも必要ないのでは？」

という部分が見えてきます。

FAXをWebフォームに置き換えただけでは、その後の作業が変わらず、思ったほど効率化できないこともあります。

だからこそ、注文受付だけではなく、その前後の業務まで見ることが重要です。

小さなWeb化から始める方法もあります

Webシステムというと、

「かなり大掛かりなシステムが必要なのでは？」

と思われるかもしれません。

しかし、必ずしも最初からすべての業務をシステム化する必要はありません。

たとえば最初は、

FAX注文の一部をWebフォームにする

ところから始めても構いません。

実際に使ってみて、

「次は注文履歴を見られるようにしたい」

「再注文機能がほしい」

「在庫管理とも連携したい」

と、必要に応じて機能を追加していく方法もあります。

オクヤマデザインでは、最初から大きなシステムを作るのではなく、現在の業務や予算に合わせて段階的にWeb化する方法もご提案しています。

FAX・電話注文のWeb化はオクヤマデザインにご相談ください

オクヤマデザインでは、ホームページやECサイトの制作だけでなく、業務に合わせたWebシステムのご相談にも対応しています。

「FAX注文を減らしたい」

「電話で受けた注文を入力する作業をなくしたい」

「取引先専用の注文ページを作りたい」

「現在Excelで管理している受注業務も一緒に見直したい」

「自社の業務の場合、どこまでWeb化できるのか分からない」

といった段階でも構いません。

まず現在、

誰から、どのように注文が入り、そのあと社内でどのような作業をしているのか

を確認します。

そのうえで、既存のECシステムで対応できるのか、注文フォームで十分なのか、専用のWebシステムを作ったほうがいいのかを検討します。

Web化するために現在の業務を無理に変えるのではなく、今の仕事の流れを理解したうえで、必要な部分からWeb化する。

オクヤマデザインでは、そんなWebシステムづくりをご提案しています。

FAX・電話による受注業務を見直したいとお考えでしたら、お気軽にご相談ください。

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