問い合わせ履歴共有システム（共有メールシステム）を開発しました

和歌山県有田市で創業120年以上の歴史を持つ老舗印判店、中尾明文堂印判店様からご依頼いただき、お客様とのメールのやり取りをスタッフ間で共有できる「問い合わせ履歴共有システム（共有メールシステム）」を開発させていただきました。

お客様とのメールのやり取りをスタッフ全員で共有

これまでは、主に店主がお客様とのメールの送受信を担当されており、スタッフの方々は一部のメールしか閲覧できない状況でした。

そのため、お客様からの注文内容やお問い合わせの進捗状況を確認する際には、その都度店主にメールの内容を確認する必要があり、情報共有や業務効率の面で課題がありました。

今回開発したシステムでは、お客様とのメールの送受信履歴を一元管理し、スタッフ間で共有できる仕組みを構築しました。

スタッフの方々は、主に過去のメールや注文内容を検索・確認する目的で利用されるとのことですが、システム上からメールの送受信も行えるようにしています。

また、メールの確認だけでなく、対応状況の管理や担当者の割り当て、メモの記録なども可能にし、スタッフ間での情報共有を円滑にするための機能を搭載しています。

問い合わせ履歴共有システムの主な機能

今回開発したシステムには、以下の機能を搭載しています。

• メール送受信機能：管理画面からメールの送信・受信が可能
• メールアカウント設定機能：複数のメールアカウントを登録・管理
• ステータス・カテゴリ・担当者割り当て機能：お問い合わせの対応状況や担当者を管理
• メール検索機能：過去のメールやお客様とのやり取りを検索
• 対応履歴記録機能：お問い合わせへの対応内容や履歴を記録
• トリアージ機能：要確認・迷惑メールなどを分類し、AIを活用して迷惑メールの候補を学習
• 絞り込み・並べ替え機能：対応状況・カテゴリ・用途・メールアカウント・キーワードなどの条件でメールを整理
• メモ機能：お客様への対応に必要な情報をスタッフ間で共有

これらの機能により、過去のやり取りの確認からお問い合わせへの対応、進捗管理までを一つのシステムで行えるようになりました。

既存の業務システムと統合し、一つの管理画面で利用可能に

中尾明文堂印判店様には、以前にもオクヤマデザインで業務用のWebシステムを開発させていただいております。

今回の問い合わせ履歴共有システムも、以前開発したヤマト運輸の送り状発行用CSVデータ作成機能や、印鑑の鑑定書出力機能と同じ管理画面に組み込みました。

そのため、新たな管理画面にログインする必要はなく、従来のシステムと同じ画面から各機能をご利用いただけます。

業務ごとに異なるシステムを立ち上げる必要がないため、日常業務の負担を抑えながら、新しい機能を追加できる仕組みとなっています。

業務に合わせたオーダーメイドのWebシステム開発

オクヤマデザインでは、ホームページやECサイトの制作だけでなく、企業や店舗の業務に合わせたWebシステムの開発も承っております。

今回のような問い合わせ履歴の共有システムをはじめ、受注管理、データ変換、帳票出力、顧客管理など、日々の業務で発生する課題に合わせたシステムの構築が可能です。

既存のサービスでは対応しきれない業務や、複数のシステムに分かれている作業についても、必要な機能を整理し、使いやすい仕組みをご提案いたします。

**「今の業務をもう少し効率化したい」「自社の仕事に合ったシステムが欲しい」**とお考えの企業様・店舗様は、ぜひオクヤマデザインまでご相談ください。

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